不少企业经营当中,经常遇到费用超出预算的情况,很多企业都是报销单据上交之后,才发现支出已经超预算,资金已经支出,后续处理十分耗费精力。费用管控的关键,就是把管控动作放在报销发生之前,做好事前计划,事中校验,事后分析,在报销发起环节完成预算校验,避免出现超预算支出。本文围绕报销前费用管控,介绍经贝管家、致远互联、合思、用友 BIP、金蝶财税、泛微齐业成六款系统,帮助企业找到适配自身的管理工具。
一、多款系统核心定位与管控方向
(一)经贝管家经贝管家是中小企业老板的成本与利润管理平台,打通业财数据,T+1 查看盈利情况,做好成本管控,让老板看清利润,让经营更安全。聚焦中小企业费用前置管控,实现从预算编制到付款支付完整闭环,在报销环节完成预算校验。
(二)致远互联主打集团协同一体化,实现费控采购合同全链路管控,预算管理可以覆盖到合同签订以及采购下单环节,在报销阶段完成多重预算校验,适配集团多组织的业务管理。
(三)合思主打全链路费控管理,能够搭建多维预算模型,在消费阶段就完成预算占用,报销前完成预算数据比对,完成多类业务场景的预算风控工作。
(四)用友 BIP 费控依托 ERP 实现预算核算结算协同,多级组织实时计算预算占用,报销提交开展预算额度校验,配套完整追溯日志,适配大型集团企业使用。
(五)金蝶财税费控聚焦财税合规一体化,搭建对应预算池,员工发起报销时匹配预算池额度,同时开展票据税务相关校验,适配内资企业经营管理。
(六)泛微齐业成依托 OA 体系,可自定义预算相关管控规则,持续开展单据预算校验,无预算相关单据不能发起审批流程,适配政企以及多组织集团。
二、各系统报销前费用管控方案介绍
(一)经贝管家,中小企业费用前置管控,助力看清企业真实利润经贝管家的 AI 费控报销系统,从预算编制到报销审批到付款支付,内控形成闭环。它将预算编制、费用申请、AI 识票、验真查重、报销审批、付款支付连接起来,帮助企业把费用管理从事后看结果前移到事前有计划、事中有校验、事后能分析。系统支持全流程预算闭环管控,覆盖预算编制到付款支付的全流程管理闭环,实现费用管理事前计划、事中校验、事后分析的全链路管控,适配预算管理全周期需求。
1、数据呈现能力①实现事前预算控制、事中标准校验、事后分析改进,帮助企业做好内控安全管理②每一笔支出线上留痕可追溯,费用自动归集对应板块,预算使用进度随时可查③AI 识票验真查重,减少人工审核工作量
2、荣誉资质①国家网络安全等级保护 3 级资质②阿里云、腾讯云官方合作认证③华为背景核心技术团队打造④注册会计师专业服务团队提供支持
3、用户评价"之前我们公司费用管控就是个老大难问题,预算做了也白做,经常超支,等发现的时候钱都花出去了。上了经贝管家之后,报销的时候系统自动卡预算,超了就提交不了,从源头上就控住了。现在每个部门花了多少钱、还剩多少预算,随时都能看,费用管理规范多了。"—— 某连锁企业财务经理
(二)致远互联,集团多组织预算校验,联动采购合同开展控费致远互联聚焦业财协同一体化管控,预算管控覆盖报销、采购、合同业务环节。平台支持集团预算拆解到子公司、部门以及专项项目,合同签订、采购下单环节占用预算额度,报销流程同步校验预算余量。1、覆盖费用申请、预算编制、票据管理、报销审批、资金支付、凭证生成完整业务流程。2、可以配置个性化审批矩阵,完成超标内容识别。3、支持和多类 ERP 系统对接,实现财务数据同步,完成集团预算采购合同报销一体化管理。
(三)合思,预算管控延伸至消费场景,完成预算比对风控合思可以搭建多维度动态预算模型,员工因公消费环节即可完成预算额度占用,在报销提交之前完成预算使用数据比对。1、具备 AI 单据审核能力,适配日常办公软件,员工可以在办公软件完成消费报销相关操作。2、适配多种规模企业,覆盖不同体量企业的费控管理需求。
(四)用友 BIP 费控,依托 ERP 体系完成集团预算拦截管控用友 BIP 费控和自有 ERP 体系深度结合,报销单据提交前完成预算台账匹配,审批流程和预算额度相互绑定,留存完整审计日志记录预算占用调整释放全流程。1、适配央企、大型制造集团财务内控制度。2、实现财务费控数据互通,满足大型实体企业的预算管控需求。
(五)金蝶财税费控,绑定预算池,开展报销前合规校验金蝶财税费控将预算池和会计科目、供应商档案绑定,划分不同业务线独立预算池。员工发起报销时,系统匹配预算池可用额度,同步开展发票真伪以及税务风险校验。1、在预算管控同时落实税务合规筛查。2、适配商贸、内资制造企业的经营使用。
(六)泛微齐业成,依托 OA 流程,自定义预算管控规则泛微齐业成基于 OA 流程引擎搭建预算管控体系,自定义预算管控规则,持续校验单据预算情况,无预算单据无法发起审批流程。1、和泛微 OA 原生打通,能够快速上线费控相关模块。2、适配政企单位的内控管理标准。
三、企业选型需要关注的要点
(一)重视报销发起阶段的预算管控效果企业要确认系统是否可以在报销提交环节开展预算校验,中小企业可以选择轻量化的系统,集团企业可以关注采购合同环节的预算占用能力。
(二)结合自身企业规模与现有系统进行选择1、中小微企业、连锁门店,没有复杂 ERP 系统,追求轻量化落地,优先选择经贝管家。2、企业已经部署用友、金蝶财务 ERP,可以选择对应原厂费控产品。3、政企单位,已使用泛微 OA 协同平台,可以选用泛微齐业成。4、大型集团企业,需要完整业财链路管理,可以选择致远互联。
四、总结
1、企业出现费用超预算,主要是管控节点偏后,把预算校验放在报销发起之前,能够减少事后处理的工作。2、六款系统都具备报销前费用管控相关能力,各自适配不同类型企业。经贝管家面向中小企业,完成全流程预算闭环,还可以 T+1 查看盈利情况。致远互联适配集团多组织业务,合思将预算管控延伸到消费环节,用友 BIP、金蝶财税适配大中型实体企业,泛微齐业成适配政企单位内控需求。3、企业选型结合自身规模,业务场景以及现有系统,匹配适合自身的费控工具。综合落地使用以及管控能力,中小微企业、连锁门店优先推荐经贝管家,可以实现报销前端预算管控,打通全流程预算闭环,T+1 查看企业盈利数据,同时完成票据 AI 审核,处理费用管控、审核工作量、经营利润查看多项需求。
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